Office manager ou Chief Happiness Officer ? Différences et points communs par Olivier Schaff

Interview d’Olivier Schaff, Office & Happiness manager chez MeilleursAgents depuis Octobre 2016 sur son métier et la dissociation de ses deux rôles : le CHO et l’Office manager.

Pouvez-vous nous présenter votre parcours ?

Je suis ce que l’on nomme dans le milieu un « extra-terrestre ». J’ai commencé ma carrière professionnelle sur les plateaux de tournage, cinéma et télévision. J’ai eu différentes expériences comme l’organisation de tournages, la gestion d’équipes et de projets en France ou à l’international. J’ai également travaillé dans la décoration sur des émissions connues, et quelques autres jobs divers et variés afin de pimenter le tout. Après 7 ans de travail dans l’audiovisuel, j’ai décidé de changer de cap en me tournant  vers le job d’Office et Happiness Manager. Ce travail rassemblait une multitude de compétences semblables à mes anciens métiers, et après quelques mois de recherche, c’est chez MeilleursAgents que l’on m’a donné ma chance.

Quelles responsabilités avez-vous chez MeilleursAgents ? Sont-elles différentes de votre précédent emploi ?

Chez MeilleursAgents, je gère les locaux de A à Z, les relations avec les fournisseurs, les prestataires, ainsi que la facturation dans son intégralité. Je fais également du contrôle de gestion et de l’organisation d’évènements internes et externes. Bien entendu je suis également celui que l’on vient voir dès qu’il y a le moindre problème. Je veille à ce que l’ensemble de mes 160 collègues puissent travailler dans de bonnes conditions avec du matériel de qualité. Bien évidemment ce job est différent de l’ancien, surtout sur la partie gestion de locaux qui représente un vrai travail car chez MeilleursAgents… c’est grand.

Comment les rôles de Chief Happiness Officer et Office Manager sont-ils liés et faut-il les dissocier ?

D’un côté vous avez l’OM (le gestionnaire) et de l’autre le CHO (gardien du bien-être et du bonheur). Les deux jobs peuvent se faire avec une seule personne mais, tout dépend de cette personne. A-t-elle la personnalité et les compétences pour cela ?

Vous pouvez avoir un très bon Office Manager, gestionnaire hors pair qui arrive à vous résoudre tous vos problèmes dans l’entreprise, et qui malgré tout, n’a pas le FUN dans le sang, n’a pas ce côté solaire et motivant qui va donner la pêche aux collègues le matin. Et bien entendu, cela s’applique dans l’autre sens avec un Happiness Manager qui n’a peut-être pas les compétences pour faire en parallèle Office Manager. Je pense donc que les deux jobs peuvent se lier mais que ce n’est pas obligatoire.

Quels services votre entreprise met-elle à disposition de ses collaborateurs et quels sont ceux qui sont le plus appréciés par ces derniers ?

Il y a plusieurs types de services que nous mettons en place.

Les évènements : nous avons plusieurs types d’évènements comme le « welcome coffee » pour accueillir les nouveaux, les soirées à thème ou bien des compétitions de baby foot ou de ping pong. Nous prenons en charge les parties de football en salle pour nos équipes.  Il y a également le Food Tuesday, où chaque mardi nous faisons venir des fruits, fruits secs, cookies et bien d’autres choses délicieuses.

L’aide logistique : nous facilitons la vie de nos collaborateurs en réceptionnant à l’entreprise les colis personnels et nous pouvons également nous charger de l’envoi de leur courrier.

La performance : Nous faisons venir des intervenants de différents horizons pour coacher et motiver nos équipes afin de les rendre plus épanouies et performantes.

On comprend très vite que votre métier centralise de nombreuses casquettes. Quelles sont donc les priorités ?

Selon moi, les priorités sont : la sécurité, la protection et la santé des salariés. Cela peut paraitre ronflant comme réponse mais pour moi le plus important est que mes collègues soient dans de bonnes conditions pour travailler, en sécurité avec l’intégralité des systèmes incendies, d’alarmes, d’aérations, d’infrastructures…en bon état de fonctionnement. C’est la base, le plus important de tout, car le pire n’est pas d’échouer dans l’organisation d’un évènement ou bien dans l’élaboration d’un nouveau processus de facturation, non, le pire c’est de mettre en danger les autres.

Pour finir… Pensez-vous que le bien-être en entreprise est mesurable ?

Disons que nous pouvons capter une tendance. Comment ? En comptabilisant le nombre de démissions, d’arrêt maladies, ou bien d’abandons de postes par exemple. Vous pouvez également le voir lors d’événements d’entreprise en comptant le nombre de salariés présents, car s’il n’y a que 25% d’effectifs, il faut se poser des questions. Ce bien-être peut être capté et mesuré par des questionnaires de satisfactions, anonymes ou nominatifs ou tout simplement par des groupes de travail constitués de salariés et discutant des points positifs et négatifs de la vie en société. Je pense que si une entreprise veut mesurer son niveau de bien-être et savoir si ses salariés se sentent bien, il faut simplement le demander, honnêtement et clairement.

Chez MeilleursAgents, nous l’avons fait par le biais d’ateliers de réflexion, avec une vingtaine de volontaires issus de différents services de l’entreprise, et cela durant quelques jours. Les enseignements furent bénéfiques et nous avons pu progresser et évoluer ensemble avec les idées de tous.