Retour sur le meet’up des office managers : les freins & les leviers de la productivité Par Smart-Services

Retour sur le meetup des office managers

Il y a trois semaines, nous organisions notre premier meet’up dédié aux office-managers sur le thème de la productivité.

Un workshop de plusieurs groupes a permis aux participants de discuter des freins et des leviers affectant leur productivité au quotidien.

Retour sur les temps forts et les enseignements de cet évènement.

Bonus : on vous livre en conclusion de l’article une liste d’outils de référence cités pendant le workshop

 

L’office management est un métier polymorphe

Avant d’aborder les conclusions tirées, il est opportun de souligner une difficulté inhérente au métier de l’office manager et qui revient invariablement quel que soit le secteur ou la taille de l’entreprise : la multitude des tâches à effectuer et la pluralité des connaissances requises.

Nous avions dressé il y a peu un portrait-robot de l’office manager à partir d’un sondage distribué à près de 1,200 candidats que vous pouvez retrouver ici.

La conclusion générale de ce sondage portait sur l’évolution du métier de l’office manager qui nécessite des compétences multiples (comptabilité, administration, juridique etc.). Celles-ci affectent à leur tour la productivité puisque chaque compétence implique une organisation, des outils et une méthode de travail différents.

Nous allons aborder dans cet article les 3 freins et les 3 leviers qui ont été mis en lumière par les office-managers pendant l’événement.

 

Les freins à la productivité au travail

  • La nécessité d’avoir des expertises sur plusieurs sujets

Véritable couteau suisse dans entreprise, l’office-manager peut être victime de son succès. Notamment lorsque le cadre de l’évolution de son métier n’est pas défini.

Il arrive par exemple que ses collègues le sollicitent sur des sujets qui ne le concernent pas en s’attendant à ce que ce dernier fasse l’effort pour se renseigner et fournir une réponse. Cela représente évidemment une réelle perte de temps pour les deux.

Un autre point soulevé, en relation avec celui-ci concerne les demandes extravagantes. Nous ne cessons pas de rappeler à quel point il est important de professionnaliser le rôle de l’office-manager. Son aspect bienveillant ne doit pas être réinterprété en rôle maternant.

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  • Les multiples sollicitations

La nature du rôle de l’office-manager le place au centre de l’organisation d’une entreprise. En lien avec les différents pôles, ce dernier est inlassablement sollicité au cours d’une journée perdant ainsi la capacité de se concentrer.

Plusieurs études sur l’efficacité au travail démontrent à quel point il est difficile de produire un contenu de qualité dans un laps de temps raisonnable tout en ayant l’esprit distrait par des échanges, des notifications ou toute autre interaction. Les interruptions impactent négativement la réflexion et allongent le délai pour effectuer chaque tâche  puisque la personne concernée doit prendre le temps de se replonger dans le sujet après chaque sollicitation.

Au même titre que les autres collaborateurs de l’entreprise, l’office manager doit pouvoir travailler sur les sujets de fond sans être dérangé.

 

  • Le manque de processus

Processus de validation, de communication, opérationnel… le métier souffre chroniquement d’un manque de schémas établis pour mener à bien les missions conférées.

Cela est en lien avec plusieurs éléments handicapant la bonne organisation d’une entreprise : le manque d’homogénéisation des outils utilisés représente le point principal.

Par exemple pour communiquer en interne, on dénombre parfois jusqu’à 5 outils différents (Lync, Mail, Slack, Appels, groupes Whatsapp). Non seulement l’information est éparpillée, mais la multiplication des supports nécessite la multiplication du suivi et impacte directement l’attention et la productivité de l’office manager.

On peut également illustrer ce point avec les processus opérationnels : en fonction de la mission que l’office manager va endosser, il aura une équipe opérationnelle, un suivi et un décideur différents. Une organisation bancale et mal définie multiplie les micro-schémas de coopération et résulte sur une perte de temps générale.

Pour pallier ces problèmes, certains leviers sont particulièrement efficaces lorsqu’ils sont prévus en amont.

 

Les leviers de la productivité au travail

  • La formation

Il n’existe à ce jour aucune formation certifiante pour exercer le métier de l’office manager, tant les compétences nécessaires sont différentes. Toutefois, prises individuellement, chaque compétence peut être acquise et améliorée en suivant une formation dédiée.

Par exemple la gestion de l’administratif, les notions élémentaires de la comptabilité, les bases de la politique de ressources humaines etc.

Il est nécessaire de sensibiliser les responsables à ces démarches qui permettent de former et d’outiller l’office manager afin de le faire monter en compétences et de professionnaliser son métier.

 

  • Les processus

Sans surprise, ce point revient également parmi la liste des leviers pour gagner en productivité au travail.

Le conseil du workshop : avant la prise de poste, il serait très utile de cadrer les différentes missions qui vous seront affectées :

  • Listez les différentes missions qui rythmeront votre quotidien
  • Schématisez les personnes prenant part aux circuits de validation et / ou de communication de ces missions
  • Questionnez les parties prenantes pour vérifier la nécessité de leur implication
  • Simplifiez les processus et validez-les avec votre responsable

Vous aurez ainsi acquis l’accord tacite sur le déroulement de vos tâches tout en ayant simplifié vos processus.

  • Le réseau

L’entraide et le partage font la force du réseau des office-managers. Si vous ne faites pas encore partie du groupe Slack dédié ou des meet’up fréquemment organisés : abandonnez immédiatement ce que vous faites pour vous y inscrire.

Plusieurs professionnels du métier partagent leurs astuces, conseillent sur les problématiques communes et offrent parfois de l’aide pour la réalisation d’une mission. Nous étions très surpris de constater que près des trois quarts des participants faisaient déjà partie de ce réseau. Il gagnerait à être d’avantage connu pour créer une large base solidaire.

 

Conclusion : les outils

 Qui parle de productivité parle nécessairement d’outils. En fonction des aspects de votre travail, vous pourrez piocher dans cette liste d’outils afin de gagner du temps, améliorer la qualité de vos rendus ou fournir une information de qualité. Nous avons listé ceux qui ont été plébiscité pendant le workshop :

 Slack : pour communiquer dans des « channels » autour de sujets précis, sans perdre l’historique des discussions.

Trello : pour ses to-do lists en ligne, de manière collaborative.

Drive : l’équivalent du pack office, en ligne ET collaboratif.

Calendly : pour simplifier la prise de RDV sans aller-retour incessants pour trouver le bon créneau.

Dashlane : un seul mot de passe pour tous vos comptes.

Azopio : pour automatiser la collecte, l’organisation et la saisie des factures et reçus. Se synchronise aux services Cloud de stockage et comptabilité.

Payfit : pour simplifier la gestion de la paie, des notes de frais ainsi que des absences et congés de vos collaborateurs.

Spendesk : pour proposer un moyen de paiement simple et traçable à vos collaborateurs.

Legalstart : pour vos besoins juridiques en ligne.

Enfin, chez Smart-Services, nous travaillons tous les jours afin de vous fournir l’outil le plus simple et le plus intuitif pour gérer vos services en entreprise, gratuitement.

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