L’office manager est un métier actuellement sous le feu des projecteurs. Serait-ce lié à une prise de conscience collective de son rôle central dans l’organisation d’une entreprise ?

Véritable couteau suisse, soldat de l’ombre, pilier de l’entreprise, les descriptions ne manquent pas d’éloge à l’égard de celui ou celle qui veille au quotidien sur le bon fonctionnement des bureaux et au bien-être des collaborateurs.

Les rôles de l’office manager sont très différents d’une entreprise à l’autre : malgré la difficulté de la tâche, nous avons essayé de dresser un portrait robot grâce à un sondage distribué auprès de 1 200 office managers et assistants de direction.

Infographie en conclusion de l’article.

Portait robot de l’office manager

L’office manager « type » est une femme âgée d’une trentaine d’année. Sans surprise, elle travaille majoritairement dans des entreprises à taille humaine, allant jusqu’à 100 collaborateurs.

C’est précisément le type d’environnement qui sied au développement de l’office management : ni trop petit ne justifiant pas la présence d’un tel profil puisque le rôle est souvent endossé par le chef d’entreprise ou le DAF, ni trop grand dans une structure ou chaque facette du rôle de l’office manager correspond à un poste à part entière.

L’évolution du métier

Le sondage nous révèle que l’office management dans sa forme actuelle prend ses racines dans le métier de l’assistanat auquel sont ajoutées de nombreuses missions.

Le métier s’est professionnalisé, et la liste des compétences nécessaires englobe désormais des notions de comptabilité, d’administration et de services généraux.

Plus rarement, on remarque la nécessité d’avoir des compétences juridiques et en ressources humaines .

Ce constat nous révèle l’importance qu’a pris l’office manager dans le fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Les raisons d’un tel changement sont souvent liées à une confiance avérée mais également à une demande de plus d’autonomie et de polyvalence. Il est usuel d’endosser plusieurs rôles, quel que soit le métier, dans des structures à taille intermédiaire.

Les qualités demandées semblent incompatibles avec les outils utilisés

Ainsi, on retrouve dans le top 3 des qualités indispensables : la polyvalence, la réactivité et l’organisation.

Alors même que ce classement serait aisément deviné au regard des évolutions discutées plus haut, nous étions surpris de voir les outils et moyens mis à disposition au quotidien.

Le bloc-notes et les feuilles se hissent à la troisième position des outils les plus utilisés. Le pack office et le smartphone sont également et étonnamment en tête de liste. Nous nous attendions à voir Trello, Slack ainsi que d’autres outils digitaux qui n’ont été que très rarement cités, souvent par des office managers en poste dans des entreprises récemment crées.

Il y a des marges de progression à combler à ce niveau.

La communication

L’office management gagne à être connu : débarqué en France il y a moins d’une décennie, sa progression est importante mais pas fulgurante ; Cela est voué à changer dans un futur proche. Notamment grâce à la communication croissante des personnes exerçant ce métier sur les réseaux sociaux : plus des trois quarts communiquent à propos de leurs entreprises, et régulièrement à propos de leur poste, pour expliquer et évangéliser le métier. La même proportion pratique l’anglais au quotidien ce qui représente une chance pour que la visibilité du message dépasse la frontière de l’hexagone.

Le mot de la fin

Le métier de l’office manager est encore en cours de définition. Sa récente promotion a permis un ancrage solide du besoin d’un tel profil chez les jeunes entreprises.

Toutefois, il faudrait faire attention à ce que la personne qui l’exerce ne se retrouve pas piégée dans un rôle gargantuesque qui regroupe jusqu’à 6 thématiques différentes..

C’est d’ailleurs la raison pour laquelle nous avons décidé d’outiller les offices managers avec Smart-Services, afin de gagner du temps sur la gestion des services au quotidien (trouver un le bon prestataire pour organiser un afterwork, faire le ménage après la soirée annuelle, commander une séance de massage pour remercier l’équipe marketing etc).

En conclusion, l’office manager peut englober certains aspects périphériques d’autres métiers (RH, comptabilité, administratif..) sans se spécialiser dans chacune des branches. Dans ce cas, on remarque souvent le comportement « par préférence et compétence » d’un office manager particulièrement doué dans un des rôles sans être spécialiste des autres et qui va au fur et à mesure se spécialiser. Cela peut déboucher sur des évolutions de carrières intéressantes.

Et cela représente à notre avis la forme la plus raisonnable et saine pour exercer le métier.

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